La digitalización ya no es una opción para los despachos contables: es una necesidad para mantenerse competitivos y ofrecer un servicio ágil y eficiente. Sin embargo, muchas veces la sola idea de cambiar el software contable genera resistencia. ¿Y si te dijéramos que puedes automatizar buena parte de tu trabajo sin renunciar a las herramientas que ya usas?

Existe una aplicación gratis para autónomos y empresas que se adapta a tu flujo actual, sin necesidad de migraciones, integraciones complejas ni procesos de aprendizaje engorrosos. Sí, es posible modernizar tu despacho sin tener que desmontarlo. Y aquí te contamos cómo.

¿Por qué evitar cambiar de software?  

Cambiar de software contable puede parecer una solución lógica ante la necesidad de automatizar, pero también puede convertirse en una pesadilla. Las razones son muchas:

• Formación del equipo: Aprender un nuevo sistema implica tiempo, errores y frustraciones.
• Migración de datos: Los históricos, los asientos contables, los modelos fiscales… no siempre migran bien.
• Resistencia al cambio: Hay personas que trabajan con un mismo programa desde hace años. Cambiarlo puede alterar su productividad.
• Costes ocultos: Entre licencias, configuración, soporte y formación, cambiar de software puede salir caro.

Por eso, la solución más sensata para muchos despachos es automatizar lo que se pueda sin renunciar a lo que ya funciona. Afortunadamente, hoy existen herramientas diseñadas específicamente para eso.

La clave: herramientas compatibles con tu software actual  

En los últimos años, han surgido soluciones tecnológicas pensadas para trabajar junto con los programas contables más comunes del mercado. Estas herramientas no los reemplazan, sino que los complementan, ayudándote a optimizar tareas repetitivas, especialmente en la gestión documental.

Piensa, por ejemplo, en todo el tiempo que se pierde introduciendo datos manualmente desde facturas en PDF o tickets en papel. ¿Cuántas horas del mes dedicas tú (o tu equipo) a esto?

Una herramienta de digitalización inteligente puede:

• Extraer datos de facturas automáticamente (fecha, proveedor, importe, IVA…).
• Validarlos y clasificarlos según tus criterios contables.
• Generar los asientos contables listos para importar al software que ya usas.

Y todo esto sin tener que cambiar tu programa habitual. Funciona como un asistente silencioso que mejora lo que ya tienes, sin interrumpir tu forma de trabajar.

Automatización sin fricción: cómo funciona  

Estas aplicaciones suelen funcionar en tres pasos muy sencillos:

1. Captura de documentos: Puedes subir las facturas y tickets escaneados o en PDF desde tu ordenador, tu correo o incluso desde una app móvil.
2. Procesamiento automático: La aplicación analiza el contenido del documento, identifica los datos clave y los convierte en información estructurada.
3. Exportación al software contable: Los datos procesados se exportan de forma compatible con los principales programas del mercado, sin necesidad de formatear ni reescribir.

Lo interesante es que todo este proceso se puede hacer en cuestión de segundos, ahorrando horas de trabajo manual cada semana.

¿Qué beneficios obtiene un despacho contable?  

Más allá del ahorro de tiempo (que no es poco), incorporar este tipo de herramientas aporta otras ventajas muy valiosas:

1. Más tiempo para tareas de valor  

Menos tiempo tecleando significa más tiempo para asesorar a clientes, revisar estrategias fiscales o preparar informes financieros. Actividades que realmente marcan la diferencia y por las que tu cliente está dispuesto a pagar.

2. Reducción de errores humanos  

La entrada manual de datos siempre conlleva el riesgo de errores: una cifra mal escrita, una fecha equivocada… Automatizando esta parte del proceso, se minimizan los fallos y se mejora la calidad del servicio.

3. Facilidad para cumplir con los plazos  

Cuando tienes cientos de documentos por procesar, llegar a tiempo con los impuestos o los cierres contables puede ser todo un reto. La automatización te da margen y tranquilidad.

4. Mejora la comunicación con tus clientes  

Algunas aplicaciones incluso permiten que los clientes suban sus propios documentos a una bandeja compartida, lo que reduce los correos, las pérdidas de tiempo y las excusas.

¿Qué tipo de herramientas deberías buscar?  

Antes de elegir cualquier solución, asegúrate de que cumpla con ciertos criterios:

• Compatibilidad: Que funcione con tu software contable actual (no solo con uno en específico).
• Fácil de usar: Que no requiera una curva de aprendizaje alta ni conocimientos técnicos avanzados.
• Seguridad: Que cumpla con los estándares de protección de datos y cifrado de información.
• Soporte: Que puedas contactar con alguien si algo no funciona como esperas.
• Versión gratuita funcional: Al menos para probar o para pequeños volúmenes, lo ideal es contar con una aplicación gratis para autónomos y empresas que te permita empezar sin coste.

La digitalización no es solo para grandes firmas  

A menudo se piensa que la automatización es algo reservado para grandes despachos o firmas internacionales con enormes presupuestos. Nada más lejos de la realidad. Hoy, incluso un despacho unipersonal puede acceder a tecnología avanzada sin tener que hacer una gran inversión.

Gracias a la existencia de aplicaciones compatibles, asequibles e incluso gratuitas, cualquier despacho puede dar el salto a la digitalización. Lo único que se necesita es tener la voluntad de mejorar los procesos sin complicarse la vida.

El primer paso: empieza poco a poco  

No necesitas cambiar radicalmente tu forma de trabajar. Puedes empezar por automatizar un solo proceso: por ejemplo, el ingreso de facturas. Cuando veas lo mucho que puedes ahorrar en tiempo y esfuerzo, probablemente querrás automatizar más partes del flujo contable.

Lo importante es empezar. El resto irá viniendo solo.

Mejora sin renunciar a lo que ya te funciona  

Modernizar tu despacho contable no significa tirar por la borda años de experiencia con un software que conoces y dominas. Al contrario: se trata de potenciar lo que ya tienes con ayuda de herramientas que hagan el trabajo pesado por ti.

Y si además puedes empezar a usar una aplicación gratis para autónomos y empresas, sin compromisos ni migraciones forzadas, mejor aún.¿Listo para dar el primer paso hacia un despacho más eficiente, ágil y preparado para el futuro? Descubre cómo una herramienta de automatización puede transformar tu día a día sin cambiar nada de lo que ya funciona.

La gestión del IVA es uno de los momentos más estresantes del calendario fiscal, especialmente para personas autónomas y pequeños negocios. La presión de recopilar facturas, revisar gastos y asegurarse de que todo encaje puede volverse abrumadora. Aquí es donde una APP para autónomos puede marcar la diferencia. No se trata solo de tecnología, sino de recuperar la tranquilidad, ahorrar tiempo y evitar errores que luego cuestan dinero.

Este artículo te explica cómo digitalizar las facturas en tiempo real no solo simplifica el proceso, sino que transforma completamente la relación con tu asesoría o despacho contable.

El problema de siempre: IVA a última hora y desorganización  

Casi todas las asesorías lo viven: llega el cierre del trimestre y los mensajes no paran de entrar. «¿Te mandé esa factura?» «¿Puedes incluir esto también?» «No encuentro el ticket de gasolina». Este caos no solo consume horas valiosas del despacho, también aumenta las probabilidades de cometer errores, omitir gastos deducibles o presentar declaraciones incompletas.

Pero el problema no está en el cliente o en la asesoría. Está en el método. La recolección manual, desordenada y a contrarreloj de documentos no es sostenible, especialmente cuando existen herramientas digitales que pueden automatizar gran parte de este proceso.

Digitalización en tiempo real: el nuevo estándar para el IVA  

Digitalizar las facturas en tiempo real no es un lujo, es una necesidad. Significa que cada factura emitida o recibida puede ser registrada en el momento, sin esperas ni acumulaciones. Esto no solo reduce el margen de error, sino que también mejora la planificación financiera tanto para la persona autónoma como para su asesoría.

Además, al centralizar la documentación en una única plataforma, se evitan los temidos correos de «¿me puedes reenviar esta factura?» o las búsquedas eternas en carpetas mal organizadas. Todo está ahí, disponible, y lo mejor: ordenado y listo para cuando se necesita.

Ventajas reales para asesorías y despachos contables  

Cuando una asesoría recibe las facturas del trimestre con tiempo, y en un formato digital y ordenado, el trabajo se vuelve mucho más ágil. La revisión es más eficiente, se pueden detectar errores rápidamente y, sobre todo, se puede asesorar con mayor precisión al cliente.

Algunas ventajas claras de esta digitalización:

• Menor carga de trabajo acumulada: se evita el estrés de los cierres fiscales.
• Más tiempo para tareas de valor: se puede dedicar más tiempo a asesorar y menos a buscar documentos.
• Reducción de errores humanos: se minimiza el riesgo de equivocaciones por transcripción o duplicación de facturas.
• Comunicación más clara con el cliente: al compartir la misma herramienta, asesoría y cliente están alineados.

Cómo funciona una APP para autónomos en este contexto  

Una APP para autónomos bien diseñada permite hacer lo siguiente con facilidad:

• Escanear facturas y tickets en segundos con la cámara del móvil.
• Clasificar automáticamente los gastos por categorías.
• Enviar los documentos directamente al despacho contable.
• Consultar en todo momento el estado de ingresos y gastos.
• Recibir alertas sobre fechas clave o documentación pendiente.

Lo interesante es que muchas de estas aplicaciones también integran funciones de facturación, conciliación bancaria y reportes, lo que convierte a una simple app en un centro de control financiero.

El valor humano detrás de la tecnología  

Puede parecer paradójico, pero cuanto más se digitaliza un proceso, más espacio se crea para el trato humano. Cuando las tareas repetitivas y pesadas se automatizan, lo que queda es la parte estratégica: pensar, aconsejar, anticiparse.

Una asesoría que no tiene que dedicar horas a cuadrar números mal escaneados puede dedicar ese tiempo a ofrecer recomendaciones personalizadas, a ayudar en la toma de decisiones, a revisar posibles deducciones fiscales o incluso a proponer mejoras en la estructura financiera del negocio.

La digitalización, bien aplicada, no sustituye la relación humana: la potencia.

¿Y qué gana la persona autónoma?  

Para quien trabaja por cuenta propia, cada minuto cuenta. La gestión administrativa suele quedar relegada al final del día o al fin de semana, lo que añade más estrés a una jornada ya de por sí intensa.

Contar con una app que permita subir un ticket en el momento, registrar un gasto sin complicaciones o tener un control visual de lo que se ha ingresado y gastado, cambia completamente la experiencia.

Además, se elimina ese temor de «a ver si me olvido de algo para Hacienda» porque se sabe que la asesoría ya tiene acceso a todo lo necesario, en tiempo real.

Miedo al cambio: el principal obstáculo  

A pesar de los beneficios, muchas asesorías y autónomos aún son reacios a cambiar. A veces por desconocimiento, otras por costumbre, y en algunos casos por pensar que «esto siempre se ha hecho así».

Pero el cambio no tiene por qué ser brusco. Se puede comenzar integrando poco a poco nuevas herramientas, formando al equipo y a las personas usuarias, y comprobando los beneficios reales con casos concretos.

En la mayoría de los casos, una vez se da el paso, ya no hay vuelta atrás. La comodidad, la eficiencia y la mejora en la relación cliente-asesoría son demasiado valiosas como para regresar al sistema antiguo.

Cómo empezar a digitalizar la gestión del IVA  

Si eres una asesoría, puedes comenzar con estos pasos:

1. Elige una app que se adapte a tus clientes: que sea intuitiva y compatible con tus sistemas.
2. Forma a tus clientes y equipo: dedica tiempo a explicar cómo se usa y por qué es útil.
3. Establece un flujo de trabajo digital claro: cuándo deben subir facturas, cómo se revisan, quién valida qué.
4. Haz seguimiento y mejora continua: revisa cada trimestre qué ha funcionado y qué se puede ajustar.

Si eres autónomo o llevas tu propia gestión:

1. Descarga una app confiable y empieza a usarla desde ya.
2. Escanea tus facturas tan pronto como las tengas.
3. Organiza tus categorías de gasto y consulta tus datos regularmente.
4. Comparte acceso con tu asesoría para facilitar el trabajo conjunto.

Un cambio que libera  

La digitalización no es una moda, es una herramienta real para mejorar nuestro día a día. En un entorno donde cada trimestre puede convertirse en una fuente de ansiedad, contar con una APP para autónomos que permita gestionar el IVA en tiempo real es una solución práctica, humana y necesaria.

No es solo cuestión de tecnología. Es cuestión de bienestar, de organización y de recuperar el control. Si puedes ahorrar tiempo, evitar errores y vivir con menos estrés… ¿por qué no empezar hoy?¿Estás listo para decirle adiós al caos del cierre fiscal? Da el primer paso y transforma tu gestión contable con herramientas pensadas para ti.

La campaña de la Renta 2024 ya está en el horizonte, y para quienes trabajan en despachos fiscales o contables, eso significa prepararse para una de las épocas más intensas del año. Sabemos lo que implica: decenas (o cientos) de clientes que, muchas veces, entregan sus papeles a última hora, correos con archivos adjuntos desordenados, carpetas físicas mal etiquetadas y noches sin dormir intentando cuadrar datos que podrían haberse enviado semanas atrás.

Por eso, este año puede ser diferente. Digitalizar la recepción de documentos no es solo una cuestión de modernidad, sino de salud mental, eficiencia y calidad en el servicio. Si a eso le sumas una correcta categorización y revisión constante por ejemplo, al homologar tus facturas desde el inicio, todo empieza a fluir mucho mejor.

Recibir en masa vs. recibir en orden: ¿cuál es tu realidad?  

Si trabajas en un despacho o asesoría, seguramente ya conoces las dos caras de la moneda. Por un lado, está la clásica escena de abril o mayo, con una bandeja de entrada colapsada, clientes que piden ayuda urgente y documentos que llegan desordenados y sin contexto. Por otro lado, existe la posibilidad todavía no muy común de recibir documentos de forma digital, ordenada y gradual a lo largo del trimestre.

La diferencia entre ambos enfoques es radical. No solo en términos de volumen de trabajo, sino también en cómo se siente hacer ese trabajo. Porque nadie se mete en este oficio para terminar saturado o con la sensación de apagar fuegos todo el tiempo.

Digitalizar es mucho más que dejar de usar papel  

A veces, cuando hablamos de digitalizar procesos, se piensa que se trata solo de dejar de imprimir. Pero en realidad, va mucho más allá. Se trata de establecer un sistema en el que cada cliente tenga claro qué debe enviar, cómo y cuándo. Un sistema que permita a quien lo recibe identificar si algo falta, si hay duplicados o si hay facturas mal emitidas que necesitan corregirse.

Un buen proceso digital permite:

• Recibir los documentos de forma continua, no en bloque.
• Clasificarlos automáticamente o con mínima intervención.
• Identificar errores o incongruencias en tiempo real.
• Tener un histórico ordenado por cliente, fecha y tipo de documento.

Todo esto se traduce en una campaña de Renta más llevadera, sin sobresaltos de última hora ni carreras para cumplir plazos.

La importancia de educar al cliente  

Una parte clave del proceso digital no tiene que ver con tecnología, sino con comunicación. La mayoría de los clientes no entregan sus documentos tarde por malicia, sino por desconocimiento. No saben qué enviar, no saben cómo nombrar los archivos, o no entienden por qué se les pide con tanta antelación.

Aquí entra en juego la labor educativa del despacho. Informar, enviar recordatorios automatizados, ofrecer plantillas, pequeños tutoriales o incluso sesiones rápidas por videollamada para explicar cómo usar la herramienta de envío. Este pequeño esfuerzo inicial se paga solo en tranquilidad y tiempo ganado al final del trimestre.

Beneficios reales para el despacho  

Pasar a un sistema de recepción digital trae muchas ventajas que se sienten desde el primer trimestre. Algunas de las más destacadas son:

1. Mejor planificación del tiempo  

Si tienes los documentos en orden desde febrero o marzo, puedes planificar mejor la carga de trabajo, anticiparte a posibles cuellos de botella y evitar trabajar bajo presión.

2. Reducción de errores humanos  

Cuando todo llega al final y con prisa, es más fácil cometer errores. Al revisar con calma, los datos se cruzan mejor, se detectan incoherencias y se pueden hacer correcciones a tiempo.

3. Mayor calidad en el servicio al cliente  

Responder rápido, tener visibilidad de cada expediente, enviar recordatorios personalizados… Todo eso mejora la percepción que el cliente tiene de tu despacho. Y ya sabemos que un cliente bien atendido es un cliente que vuelve (y recomienda).

4. Homologación y control de facturas  

Cuando las facturas se reciben mes a mes, homologar tus facturas y controlar su coherencia es mucho más fácil. Se pueden clasificar por tipo de gasto, comparar con el año anterior o con la actividad declarada, y reducir riesgos en caso de revisión por parte de Hacienda.

5. Evita el colapso emocional del equipo  

No se habla mucho de esto, pero es real. El estrés acumulado durante la campaña de la Renta afecta al bienestar de los equipos. Cuando se trabaja de forma más distribuida y ordenada, hay menos tensión, mejor ambiente y mayor motivación.

Herramientas para una digitalización sencilla  

No es necesario reinventar la rueda ni contratar soluciones complicadas. Muchas asesorías pequeñas pueden digitalizar su recepción de documentos usando herramientas que ya conocen:

• Google Drive o Dropbox para almacenamiento ordenado.
• Formularios de Google para recoger documentos específicos.
• Aplicaciones como Holded, Quipu, Sage o Contasimple que permiten a los clientes subir directamente sus facturas y justificantes.
• Automatizadores como Zapier o Make para enviar alertas, recordatorios o clasificar archivos.

Lo importante es que el proceso sea fácil de seguir, tanto para el equipo como para el cliente. Menos pasos, más claridad.

Pequeños hábitos que hacen la diferencia  

Más allá de las herramientas, hay hábitos que ayudan mucho a que este sistema funcione:

• Crear un calendario interno de recepción de documentos.
• Hacer un seguimiento mensual con cada cliente.
• Usar etiquetas de colores o filtros para ver rápidamente quién está al día.
• Tener una plantilla de correo o mensaje para pedir documentos faltantes.
• Cerrar cada mes con una pequeña revisión interna del estado de cada cuenta.

Puede parecer trabajo extra al principio, pero en cuanto se vuelve rutina, todo fluye con más naturalidad.

Renta 2024: tu mejor campaña está por comenzar  

La campaña de la Renta no tiene por qué ser una pesadilla anual. Con pequeños ajustes, una pizca de tecnología y una buena comunicación con el cliente, tu despacho puede vivirla de una forma mucho más equilibrada.

Digitalizar la recepción de documentos no es una moda ni una obligación. Es una forma de trabajar con más cabeza y menos carga. Es apostar por una relación más profesional con cada persona que confía en ti, y también es una forma de cuidar a tu equipo.Si todavía estás recibiendo carpetas físicas o correos con archivos desordenados, este es el año para hacer el cambio. Y si ya estás dando pasos hacia la digitalización, quizás es momento de optimizar el proceso. En cualquiera de los dos casos, lo importante es empezar.

¿Has pensado en cambiar de asesoría? Si es así, es probable que no te atrevas a dar el paso debido a la presunta complicación del procedimiento. Queremos demostrarte que todo es más fácil de lo que piensas y que puedes mejorar la gestión de tu negocio rápidamente.

¿Cómo afrontar mi cambio de gestoría?

Lo primero que debes saber es que, salvo que firmaras lo contrario, el cambio lo puedes realizar cuando estimes oportuno. Ninguna gestoría te exige permanencia y tampoco tiene la potestad legal de retener la documentación que genera tu negocio como:

• La presentación de los modelos 036 y 037.
• Todas las nóminas presentadas, los impresos TC1 y TC2, los contratos y las escrituras de tu empresa.
• Los balances y el libro diario, así como los auxiliares (registro de IVA y libro mayor).
• Las cuentas del año en curso y anterior del Registro Mercantil.
• Si procede, el modelo 200 del impuesto de sociedades, el 300 de la declaración de IVA y el 390 de la declaración del año.
• Los modelos 111, 190, la declaración de IRPF y, de tener un local, los modelos 115 y 180.
• El modelo 347 de la declaración anual de movimientos superiores a 3000 euros.

¿Quién se encarga de los trámites pendientes al cambiar de gestoría?

Dependerá de cómo trabajes. Si eres autónomo/a, tu nueva gestoría presentará todo lo necesario en tu nombre. Solo tienes que entregarles tus declaraciones trimestrales anteriores. Si gestionas una sociedad, has de decidir quién presentará los libros de contabilidad, las cuentas del año y el impuesto de sociedades del año anterior si procede.

Por ello, te recomendamos que el cambio de asesoría lo hagas en febrero, tras la trimestral que hay que presentar en enero. Cerrado el año anterior, es más fácil obtener la documentación y partir de cero.

Detalles a tener en cuenta de una nueva gestoría para tu negocio

Los cambios deben ser siempre positivos. A la hora de elegir una nueva asesoría deberías valorar los siguientes aspectos:

• ¿Te ofrece un asesor personalizado? Si es así, elige esta alternativa. Lograrás que la misma persona se encargue de gestionar tu documentación y que conozca mejor las características de tu negocio.
• La experiencia y los comentarios de otros clientes. Es necesario contar siempre con la máxima especialización posible y con unos profesionales en formación constante. Conocer las modificaciones de la normativa es imprescindible para obtener un buen resultado. Las referencias de otros clientes son indispensables para que tu elección sea acertada.
• El precio. Ha de ser cerrado y en el presupuesto han de especificarte todos los servicios incluidos. Firma siempre un contrato donde se describa qué contratas exactamente.

¿Cómo realizar el cambio sin complicaciones?

Todo dependerá de tus gustos o necesidades. Consideramos esencial que apuestes por la digitalización. Es decir, tras anunciar que dejas tu asesoría actual, contrata los servicios de aquella que te ofrezca un servicio fiable en Internet. Así, solo tendrás que ir enviándoles los documentos digitales correspondientes y viceversa.

De todo lo que envíes puedes guardar una copia para agilizar así un futuro cambio. Lo imprescindible es contar con una gestoría que mantenga una relación constante contigo y que te permita conocer cuál es el estado de tu negocio y los pagos que realizas.

Lamentamos mucho que quieras cambiar de asesoría, pero ni Romeo y Julieta tuvieron una relación tan larga. Moderniza la gestión de tu negocio, cambia el papel por el formato digital y, sobre todo, adapta tu empresa al siglo XXI. Ganarás en rapidez y podrás dedicar tu tiempo a los que te permiten mantener abierto tu negocio: tus adorados clientes. ¿Te animas a cambiar?

El certificado de retenciones es un documento imprescindible para que puedas hacer tu declaración del IRPF. De hecho, la empresa para la que trabajas, que actúa como retenedor ante la Agencia Tributaria, tiene la obligación de proporcionártelo llegado el momento. Por eso, a continuación, queremos explicarte qué es, para qué sirve y hablarte de otras cuestiones de interés relacionadas.

Qué es el certificado de retenciones y para qué sirve

En concreto, hacemos referencia a un documento en el que se muestran todas las retribuciones que has percibido de tu empresa durante el año natural anterior. En él también se muestran las retenciones y posibles deducciones aplicadas a tus nóminas.

La función del certificado de retenciones es la de servir como justificante de que la empresa ha ingresado las cantidades que le corresponden por tenerte contratado. Antes de que se abra el período voluntario para la realización de la declaración de la renta, ha de proporcionártelo. Debe ser el original y estar sellado y firmado.

Ten en cuenta que, durante el primer mes de cada año, las empresas están obligadas a comunicar a la Agencia Tributaria los resúmenes anuales de las retenciones que han aplicado sobre sus trabajadores. Lo hacen mediante el modelo 190. Anteriormente, las habrán ingresado de forma trimestral a través del modelo 111.

¿Cómo solicitar el certificado de retenciones?

Fundamentalmente, tienes dos alternativas a la hora de pedir el certificado de retenciones. La primera de ellas es ponerte en contacto con el departamento de recursos humanos de tu empresa. A través de él se gestionará y se te entregará. Eso sí, como dijimos antes, es obligación de la compañía proporcionártelo antes de que comience el plazo voluntario de la declaración de la renta.

Sin embargo, es posible que hayas cambiado de empresa durante el último año. En este caso, puedes acudir tú mismo a la Agencia Tributaria y solicitar el certificado de retenciones. Puedes hacerlo de forma telemática a través de su página web. Solo necesitarás un certificado digital, DNI electrónico o Clave.

Obligación de la empresa de retener el IRPF en la nómina

Todas las empresas están obligadas a llevar a cabo la retención del IRPF de la nómina del trabajador en función de los tramos establecidos. Esa cantidad sirve como adelanto para la Agencia Tributaria respecto a lo que tendrías que abonar durante la declaración de la renta, que suele hacerse entre los meses de abril y junio de cada año.

Sin embargo, aunque tu empresa tiene la obligación de retener el IRPF que corresponda, como trabajador no puedes elegir la cantidad. Lo que sí puedes hacer es comunicar a la compañía tu situación personal y familiar con el propósito de que ajuste al máximo la cantidad. Al fin y al cabo, suele ser preferible que la declaración de la renta salga a cero que cobrar un poco más todos los meses y luego sufrir un varapalo por parte de Hacienda.

Incumplimiento de la obligación de entregar el certificado de retenciones e ingresos a cuenta

La Agencia Estatal de Administración Tributaria establece la obligación de que tu empresa te entregue anualmente el certificado de retenciones. No hacerlo se considera como una infracción leve que puede dar lugar a una multa de 150 €. Sin embargo, la graduación de la sanción puede verse incrementada en caso de la compañía reincida repetidamente.

En definitiva, el certificado de retenciones es un documento que necesitas para realizar tu declaración de la renta anual. Tu empresa está obligada a proporcionártelo antes de que comience el plazo voluntario de presentación. Si no lo hace, puedes reclamárselo u obtenerlo tú mismo a través de la página web de la Agencia Tributaria.

En un mundo dominado por la revolución digital, la automatización en las empresas debe ser una prioridad especialmente para las pequeñas y medianas empresas que muchas veces suelen ir un paso atrás en cuanto a la modernización de procesos y avances tecnológicos.

¿De qué trata la automatización en las empresas?

La automatización es la transformación de ciertos procesos en acciones automáticas que tienen como objetivo reducir el tiempo de ejecución de una tarea y mejorar la inmediatez de las respuestas ante los clientes.

El fin de la automatización es que tu negocio, en especial si es una pyme, crezca a mayor velocidad y así puedas invertir tu tiempo en desarrollar nuevos procesos que expandan las operaciones de la empresa.

Este tipo de cambio no solo implica la sustitución de nuevos equipos o software, sino también la introducción de un nuevo esquema de conductas y de la cultura organizacional, esencial para asimilar todas estas transformaciones.

Antes de tomar la decisión de automatizar tu negocio es importante que respondas a los siguientes interrogantes:

• ¿Cuántas de las tareas que realiza mi empresa son repetitivas y monótonas?
• Una vez decidido los procesos a automatizar: ¿cómo se medirán los resultados de este cambio?
• ¿Cuánto nos beneficiará desde el punto de vista financiero?

Con estas premisas podrás analizar a profundidad qué tipo de transformaciones tecnológicas necesitas y cuáles serán sus propósitos dentro del cambio organizacional.

Herramientas claves para la automatización de tu empresa

Aunque el proceso de automatización de las pymes pudiera ser más lento en llegar a cada uno de sus procesos claves, existen herramientas efectivas y disponibles inmediatamente para iniciar esos pequeños pasos hacia el cambio estructural.

En un entorno donde el papel y la calculadora a mano están formando parte de la historia, aquí te mostramos algunas de herramientas esenciales para comenzar a automatizar tu empresa.

CRM

Es un software de gestión de clientes que tiene la particularidad de analizar y administrar las relaciones con los clientes con el fin de anticipar sus necesidades y deseos.

La gestión bajo la plataforma del CRM se considera como de 360º, es decir, incorpora todos los procesos relacionados con las ventas, marketing, atención al cliente y hasta los centros de contacto.

Además de agrupar los datos básicos de los clientes, el CRM se nutre de la inteligencia artificial para realizar otras acciones como:

• Obtener eficientemente los correos electrónicos de los clientes.
• Simplificar las tareas repetitivas para que puedas usar la información en estrategias de marketing y ventas.
• Mejorar tus procesos en pro del crecimiento y la expansión de tu negocio.

Software de facturación

La administración es una de las bases de toda pyme, por lo que apostar por una gestión contable que vaya más allá de unas hojas de Excel y unos simples reportes en papel se hace prioritario para simplificar las operaciones financieras.

Automatizar los procesos administrativos

Además de agrupar los datos básicos de los clientes, el CRM se nutre de la inteligencia artificial para realizar otras acciones como:

• Obtener eficientemente los correos electrónicos de los clientes.
• Simplificar las tareas repetitivas para que puedas usar la información en estrategias de marketing y ventas.
• Mejorar tus procesos en pro del crecimiento y la expansión de tu negocio.

Es importante reconocer que, si has llegado hasta aquí, es porque pones gran empeño en tu desarrollo profesional de manera constante. Gestionar la Planificación trabajo en equipo es esencial para lograr todos los objetivos que te hayas planteado a corto, mediano y largo plazo.

Gestoría empresarial enfocada en la planificación de estrategias y la mejora del trabajo en equipo

Ya sea que tengas espíritu emprendedor y estés empezando con un negocio pequeño o tengas a tu mando a decenas o cientos de empleados, no puedes negar la importancia de implementar estrategias confiables y efectivas que se adapten al mundo tan cambiante de hoy en día.

En algunas ocasiones, la falta de organización puede llevarnos a conclusiones erróneas que, definitivamente, limitan el crecimiento de tu negocio. Algunas veces, se tiene la falsa idea de que la gestoría empresarial es exclusiva para grandes consorcios, por lo que pequeñas y medianas empresas pierden la oportunidad de crecer de manera potencial.

Pero déjame darte una excelente noticia: la gestoría enfocada en las mejoras del trabajo en equipo y la capacidad de planificación de una empresa es una herramienta útil y necesaria para cualquiera que tenga como objetivo el crecimiento de su negocio. Sabemos que en tus objetivos está el crecimiento de tu negocio y, por lo tanto, de tus ingresos. Tener una empresa realmente sustentable y redituable no es algo difícil cuando das los pasos adecuados y te acompañas de procedimientos y estrategias avaladas por profesionales; conozcamos sobre el tema. ¡No olvides tomar nota!

Cómo mejorar el trabajo en equipo y la capacidad para planificar estrategias sin importar el tamaño de la empresa

A continuación, te presentamos y explicamos algunas ideas que, según los expertos, te permitirán mejorar y optimizar el rendimiento de tu equipo de trabajo a través de la planificación de estrategias eficientes.

• La importancia de la planificación de una empresa. En la actualidad, todos los negocios tienen grandes dificultades debido a la incertidumbre económica. Tener clara una estrategia administrativa adecuada permitirá que sortees de manera exitosa cualquier mala racha social. La reducción de gastos, así como la prevención de pérdidas, son objetivos que, definitivamente, se pueden alcanzar si se cuenta con una buena planificación.
• El trabajo en equipo como base en el desarrollo, implementación y probabilidad de éxito de estrategias empresariales. Como los expertos señalan, deslindar responsabilidades dentro del organigrama empresarial aumenta de forma impresionante y clara el éxito, al alcanzar objetivos de negocio. Desde la etapa escolar, hemos aprendido que, al integrar a más personas como parte de un equipo con el mismo objetivo, además de ser más agradable, aumenta nuestra eficiencia y nos permite aprovechar el tiempo de mejor manera, dándonos la oportunidad de crecer en productividad y objetivos. En una empresa es fundamental tener esto en cuenta, ya que, normalmente, el éxito de la misma se basa en lo bien aceitada que esté la máquina de trabajo, de la que tu equipo forma parte importante.
• La gestoría empresarial a nivel profesional. Independientemente de lo lógicos y evidentes que puedan parecer los puntos anteriores, es de vital importancia el seguir los consejos e indicaciones de aquellos profesionales expertos en el área, ya que ellos se han preparado para analizar situaciones específicas y proponer estrategias adecuadas y especializadas para cumplir los objetivos que desees plantear en tu negocio.

Como hemos visto, la búsqueda de gestorías profesionales especializadas en la mejora del trabajo en equipo son sin duda el camino más sencillo para mejorar de manera significativa la capacidad de planificación de tu empresa y, por lo tanto, incrementarán la productividad de tu negocio.

Si tu objetivo es mejorar la productividad de tu negocio también te puede interesar: La app GRATIS para autónomos

Llega el momento de más trabajo para las gestorías: durante el segundo trimestre del año, muchos profesionales, trabajadores por cuenta ajena o autónomos, confían en estos negocios para sus declaraciones de renta. Seguro que, cuando has confiado en ellos, te has preguntado cómo pueden entender esa maraña de números y datos que es el modelo 100. Por eso, en esta entrada, te ayudamos a comprenderlo para que compruebes que, en realidad, no es tan complicado. Sigue leyendo para más detalles.

Los principales datos de carácter fiscal que deben tener en cuenta todas las gestorías

Profesionales con mucha experiencia a sus espaldas y, además, con los mejores conocimientos fiscales. Las gestorías reúnen una serie de características que las convierten, durante todo el año, pero especialmente durante la campaña de la renta, en las mejores compañeras. Si te preguntas qué datos deben considerar, sigue leyendo esta entrada.

1. Datos de tu situación personal

Con el fin de contar con mayor información y de ajustarse al máximo a tu situación personal y familiar, las gestorías si algo piden es que vayas actualizando todos los cambios que se han producido en tu familia. Y no solo por un posible cambio de domicilio, también por si has tenido hijos o tu situación civil ha cambiado.

2. Cambios en el patrimonio

La compra de una vivienda, la venta de unas acciones o los intereses económicos que tengas en empresas o viviendas. Todo debe comunicarse a los profesionales para que estos, a la hora de enviar el modelo 100, puedan aplicar todas las deducciones y dar cuentas a la AEAT.

3. Retenciones en concepto de IRPF practicadas o a cuenta

Los datos de los pagos del IRPF, a tu nombre, deben estar bien documentados. Así, saber qué empresas o profesionales te han realizado una retención será clave para que los datos que tenga el fisco y los que hayas declarado en el último ejercicio cuadren.

4. Las deducciones, especialmente en los autónomos

Si algo es importante, especialmente en los trabajadores por cuenta propia, son las deducciones a las que se tiene derecho. Estas permiten aminorar la carga fiscal, sobre todo en los autónomos que llevan a cabo una actividad con muchos gastos para que la empresa pueda seguir funcionando. Así, los autónomos tendrán que presentar todos los recibos o facturas de estos gastos para poder disfrutar de las deducciones.

De igual forma, existen deducciones autonómicas y estatales que todos los profesionales de una gestoría sabrán y que pueden aplicar tanto los autónomos como los trabajadores por cuenta ajena. No obstante, los gestores no son adivinos: deben contar con toda la información actualizada, como te comentamos en el punto 1.

Por otro lado, recuerda que son deducibles algunos gastos solidarios o de sindicatos. Si, por ejemplo, has donado dinero a la Asociación España contra el Cáncer, podrás practicar la correspondiente deducción, de igual forma que si has tenido gastos de abogados por conflictos laborales o has pagado una cuota a un sindicato.

5. El número de pagadores o clientes

Lo más probable es que la AEAT ya tenga esta información y que los datos se puedan trasladar, pero, de igual forma, los gestores tendrán que tener este tipo de información para poder comparar y ver que todo está correcto. Asimismo, este punto es clave para saber los límites y si estás obligado o no a presentar la declaración.

Las gestorías, como has visto, son tus aliadas si no sabes cómo presentar la declaración de la renta. Recuerda que debes informar a los profesionales de todos los movimientos que realices y que afecten a tu patrimonio para poder optimizar, al máximo, tu modelo 100.

La atención al cliente y la mejora continua: el reconocimiento de sus clientes

De Asesor a Asesor

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Dentro de nuestra sección de Asesor a Asesor, en Freeme queremos conocer más sobre los diferentes softwares de contabilidad que utilizan habitualmente las gestorías.

El software de contabilidad es, probablemente, la herramienta más importante en su día a día (y especialmente al final de cada trimestre) para las asesorías que ofrecen un servicio fiscal y contable. Por eso, consideramos que quien mejor puede ofrecer información sobre ellos, son los propios usuarios.

En este caso, hablamos con Patricia Ruiz Galloso, Abogada. Especializada en Derecho Laboral , de la Asesoría Consultores CyR que nos contará mucho más sobre el software Miconta de Monitor Informática.

¿Cuánto tiempo llevan dirigiendo una gestoría? 

En el 2000, nos aventuramos, mi socio Javier Cervilla Real – Abogado Especializado en Derecho Tributario – y yo a iniciar la actividad.

La visión de permanencia en el sector de la consultoría nos hizo ir creciendo poco a poco. Desde siempre y hasta la fecha, nuestro sentido de la responsabilidad, del trabajo bien hecho y de la orientación al cliente, nos han ido acompañando para ir creciendo como profesionales del sector. A la fecha, nos sentimos orgullosos del camino recorrido, por todo lo logrado, así como por las personas que han formado y siguen formando parte de nuestra empresa.  Además de todo ello, estoy convencida que, si no hubiese sido por la pasión por el trabajo que realizamos, no habríamos conseguido mantenernos durante más de 21 años y seguir con fuerzas para continuar creciendo. 

¿Desde cuándo utilizan Miconta como software de contabilidad?

Desde, prácticamente, los inicios de nuestra actividad como despacho profesional dedicado al asesoramiento fiscal, contable, laboral y jurídico. 

¿Habéis usado otros softwares anteriormente?

Sí. haciendo las prácticas y durante algún tiempo en nuestro despacho, utilizamos, Contaplus 

¿Se adapta este software a cualquier escala de empresa?

Si. Se adapta. 

¿Cuáles son las 3 fortalezas principales de Monitor Informática frente a otros softwares de contabilidad conocidos?

Las tres fortalezas que quiero resaltar de Monitor Informática respecto a otros programas de gestión contable, son: 

1. Atención personal: cualquier consulta que se nos plantea se les puede formular por teléfono y son atendidas de manera automática. Orientado a la satisfacción del cliente. La fidelización del cliente la llevan a gala. 
2. Enfocado a la mejora: están en continuo avance para adaptarse a nuevas funcionalidades y utilidades del programa para hacerlo cada vez más útil y práctico para la gestión contable de la pyme. Escuchando a los clientes para incorporar mejoras que éstos propongan. 
3. Buena relación calidad-precio: son muy cuidadosos a la hora de fijar incrementos en el precio por alguna funcionalidad que incorporen. Y los precios de cada una de las aplicaciones son asequibles para asesorías como la nuestra. 

¿Por qué recomendaría Monitor Informática como software para gestorías?

Recomendaría a Monitor Informática por los motivos que he expuesto anteriormente. Resaltando, sobre todo, por la atención al cliente que recibimos de cada uno de los miembros que forman parte de la empresa, sean técnicos, administrativos, comerciales… y por su visión por la mejora continua de la aplicación. 

Las asesorías en España nunca dejarán de tener demanda. Los trámites burocráticos son complejos y numerosos. La mayoría de los autónomos y pequeñas empresas prefieren delegar su contabilidad en terceros. No obstante, la competencia entre las asesorías es grande. ¿Cómo puedes destacar y ser más eficiente en tus gestiones? Ayúdate de la tecnología y dales un valor añadido a tus clientes.

Cómo mejorar tu servicio de asesoría en España con herramientas tecnológicas

Si eres asesor, muéstrales a tus clientes las nuevas aplicaciones de contabilidad. Por ejemplo, ¿sabías que se puede instalar una aplicación en el móvil para fotografiar cualquier tique o factura? La app es capaz de reconocer y leer los datos de un tique: el precio, el IVA, la dirección del emisor…

Esto facilita gratamente la colección de tiques y facturas para tus clientes y mejora tu eficiencia. Gracias a las fotografías y al reconocimiento de datos inteligente, tu empresa de gestoría tardará menos tiempo en preparar la contabilidad.

Otras herramientas de tecnología interesantes para pymes y autónomos

Recientemente, han aparecido las aplicaciones de control del gasto. Se conectan con tu cuenta bancaria y te muestran automáticamente el balance de gastos e ingresos de cada mes. También pueden predecir tus gastos futuros basándose en datos anteriores. Un ejemplo de estas aplicaciones es Fintonic. A cualquier empresa le conviene conectar una app de control del gasto a su cuenta bancaria. De una forma muy intuitiva, ofrece una visión de la salud financiera del negocio.

Otras herramientas muy importantes permiten a los empleados acceder a una gran base de información. Hoy, las empresas necesitan un software que sirva para acceder a sus datos y organigramas. Recomienda aplicaciones como Intranet a tus clientes para que mejoren el trabajo en sus empresas.

Herramientas de mailing, almacenamiento en la nube y agendas eficaces

Consideramos cruciales tres tipos de herramientas tecnológicas para negocios.

Las herramientas de envío de correo electrónico, como Mailchimp, son necesarias para agilizar los envíos de nóminas a los trabajadores.

Un servicio como Dropbox sirve para almacenar archivos (documentos, PDF, vídeos e imágenes) en Internet. No hay que detenerse mucho en comprobar los beneficios que esta tecnología ha traído a las empresas. También puedes usar esta herramienta personalmente para guardar tus informes y resultados.

Evernote, por su parte, es la agenda online que mejores resultados nos ha dado. La versión de PC está sincronizada con la del smartphone. Es imposible olvidarse de una tarea con esta agenda. Recomiéndasela a tus clientes o úsala tú mismo para agilizar tu gestoría.

Lo mejor de la aplicación de contabilidad

De entre todas las herramientas, un negocio sacará un gran partido a su app de contabilidad. No hay nada como llevar toda la contabilidad en el bolsillo. Realmente, hemos dicho adiós a los cajones de oficina repletos de facturas y tiques. Los documentos físicos se extravían y deterioran fácilmente, con las graves consecuencias que esto trae para la contabilidad.

Gracias a aplicaciones de contabilidad, se pueden consultar de un vistazo los resultados del negocio, los gastos o cualquier factura. El envío de la contabilidad a través de esta herramienta es tan fácil que libera de una gran carga de trabajo. Manda los datos, haz una copia en la nube y jamás se perderá nada.

¿Prestas un servicio de asesoría en España? Ayuda a tus clientes a mejorar el funcionamiento de sus negocios con las nuevas herramientas de tecnología. Pídeles que descarguen aplicaciones específicas para ayudaros mutuamente a liberar tiempo. Tus clientes fotografiarán las facturas de la manera más sencilla y enviarán rápidamente los datos a tu empresa gestora. ¡Empieza a usar la app y favorece una conexión asesoría-cliente 24/7!